AgencyPro

01 · Owner — beranda

Uang dan kesehatan semua proyek dalam satu layar.

Pemilik melihat pendapatan bulan ini terhadap target, termin yang jatuh tempo, piutang menunggak, pendapatan bulanan dari maintenance dan retainer, serta utilisasi tim. Proyek aktif diurutkan dari yang paling kritis, dan daftar perlu tindakan menunjukkan termin yang belum ditagih, invoice yang siap dikirim, serta approval klien yang tertahan. Ringkasan yang sama ada di aplikasi HP owner.

• Target pendapatan
• Proyek urut kesehatan
• Daftar perlu tindakan

02 · Budget jam & profit

Proyek yang melewati budget ketahuan sebelum selesai.

Setiap proyek membandingkan jam tercatat dengan budget, lengkap dengan proyeksi jam sampai selesai. Panel keuangan menghitung nilai kontrak ditambah change request, biaya tim dari jam × tarif biaya, biaya langsung, dan profit berjalan. Banner merah muncul ketika jam melewati budget atau ada permintaan klien yang belum dijadikan change request.

• Jam terhadap budget
• Proyeksi selesai
• Profit berjalan

03 · Tugas & timer

Tim mencatat jam dari tugas yang sedang dikerjakan.

Papan tugas per sprint dengan kolom Backlog sampai Selesai bisa digeser. Di aplikasi HP, anggota tim melihat tugasnya, menyalakan timer, mencentang subtugas, dan menulis komentar internal atau yang terlihat klien. Jam yang tercatat langsung masuk ke budget proyek.

• Papan per sprint
• Timer di HP
• Komentar internal atau untuk klien

04 · Timesheet

Jam kerja per orang dan per proyek, tanpa rekap manual.

Timesheet mingguan menunjukkan total jam terhadap kapasitas dan pembagiannya per proyek. Jam yang lupa ditimer dicatat lewat entri manual. Di dashboard, PM melihat timesheet setiap proyek per orang.

• Total terhadap kapasitas
• Porsi per proyek
• Entri manual

05 · Change request

Permintaan tambahan klien menjadi change request berharga.

Permintaan klien dari portal masuk ke daftar yang belum dijadikan change request. PM memilih menjadikannya change request atau memasukkannya ke jatah revisi. Harga dihitung dari jam × tarif proyek, lengkap dengan dampak ke tanggal go-live. Setelah klien setuju, nilai kontrak dan budget jam ikut bertambah, dan invoice change request siap ditagih.

• Jam × tarif
• Dampak ke go-live
• Nilai kontrak bertambah

06 · Portal klien

Klien membuka satu link, tanpa akun dan tanpa aplikasi.

Link portal dikirim lewat WhatsApp. Klien melihat progres milestone, hal yang perlu ia putuskan, desain yang menunggu persetujuan, dan change request. Revisi desain diminta dengan menandai titik langsung di gambar, sehingga tim tahu bagian mana yang dimaksud.

• Perlu tindakan klien
• Revisi dengan penanda titik
• Setujui change request

07 · Invoice & PPh 23

PPN dan PPh 23 dihitung sendiri, selisih transfer tidak membingungkan.

Invoice termin, maintenance, dan change request memuat DPP, PPN 12%, PPh 23, dan jumlah yang akan diterima. Saat pembayaran dicatat, selisih sebesar PPh 23 dikenali sebagai potongan pajak, bukan kurang bayar. Klien membuka invoice dari link dengan rincian dan cara bayar.

• DPP, PPN, PPh 23
• Pembayaran dicocokkan
• Invoice lewat link

08 · Bukti potong

Bukti potong PPh 23 yang belum datang tidak terlupa.

Setiap invoice yang dipotong PPh 23 masuk daftar bukti potong: belum diterima, sudah diterima, atau masih menunggu pembayaran. Nomor dan berkas bukti potong dicatat di invoice yang sama. Halaman termin menampilkan semua termin per proyek beserta statusnya.

• Belum diterima
• Nomor dan berkas
• Termin per proyek

09 · Maintenance & tiket

Kontrak maintenance dengan kuota jam dan SLA yang terlihat.

Setiap kontrak menampilkan kuota jam periode berjalan, tiket, dan tanggal berakhir, dengan tombol mengirim tawaran perpanjangan. Tiket dari portal klien punya hitung mundur SLA sesuai prioritas. Tim membalas klien lewat WhatsApp atau menulis catatan internal dari aplikasi HP.

• Kuota jam per periode
• Hitung mundur SLA
• Tawaran perpanjangan

10 · Laporan bulanan klien

Laporan maintenance dikirim sebagai link, angkanya dari pekerjaan nyata.

Di akhir periode, PM menyusun laporan dari tiket yang selesai, jam terpakai terhadap kuota, SLA, dan uptime, lalu menambahkan rekomendasi. Laporan yang diterbitkan dikirim lewat WhatsApp dan bisa dibuka klien di HP.

• Jam terhadap kuota
• Tiket dan SLA
• Rekomendasi bulan depan

11 · Kalender konten

Retainer konten dari rencana posting sampai laporan.

Kalender konten per klien menampilkan posting per hari sesuai periode retainer, lengkap dengan statusnya. Posting yang siap dikirim untuk approval klien dalam satu batch. Di akhir periode, klien menerima laporan posting terbit, jangkauan, dan followers baru.

• Kalender per periode
• Approval batch
• Laporan retainer

12 · Tim & workload

Siapa yang kelebihan beban, empat minggu ke depan.

Heatmap menghitung sisa estimasi tugas per orang per minggu terhadap kapasitas, dikurangi cuti. Untuk orang yang melewati 100%, sistem menyarankan rekan dengan keahlian sama yang masih longgar, dan PM bisa memindahkan tugasnya dengan satu klik.

• Heatmap 4 minggu
• Saran pemindahan
• Utilisasi billable

13 · Pipeline & proposal

Dari lead sampai proposal dalam satu papan.

Lead dipindahkan antar tahap dari Baru sampai Menang atau Kalah, dengan nilai per kolom dan pengingat follow-up. Editor proposal menghitung nilai dari jam per modul × tarif, menyusun timeline dan termin, lalu klien menandatangani proposal lewat link. Proposal yang ditandatangani menjadi proyek beserta invoice DP.

• Papan lead
• Proposal dari jam × tarif
• Tanda tangan lewat link

14 · Laporan

Proyek dan klien mana yang benar-benar menguntungkan.

Laporan menampilkan profit per proyek dan per klien, utilisasi billable per bulan, pendapatan bulanan berulang, akurasi estimasi per template, dan umur piutang. Owner juga membuka rincian setiap proyek dari HP: nilai kontrak, terbayar, profit, jam terhadap budget, milestone, dan termin.

• Profit per proyek dan klien
• Akurasi estimasi
• Umur piutang