GAPro

01 · Beranda Admin GA

Semua tugas GA diurutkan dari yang paling lama menunggu.

Admin GA melihat antrean tugas per modul: surat yang file finalnya belum diunggah, persetujuan, ruang, ATK yang siap disiapkan, serah terima aset, dan kendaraan yang menunggu assign. Di sampingnya ada jadwal hari ini dan peringatan jatuh tempo seperti STNK, SIM driver, kontrak, dan stok di bawah minimum.

• Antrean per modul
• Jadwal hari ini
• Peringatan jatuh tempo

02 · Kendaraan

Papan slot per jam, assign mobil dan driver tanpa bentrok.

Setiap kendaraan tampil sebagai baris jadwal 07.00–18.00 dengan warna status. Saat assign, sistem menandai kendaraan yang bentrok jadwal, sedang servis, atau STNK-nya habis, sehingga tidak bisa dipilih. Satu klik menyetujui permintaan dan mengirim tugas ke driver.

• Jadwal per jam
• Cek bentrok & dokumen
• Tugas langsung ke driver

03 · Detail kendaraan

Dokumen, servis, dan biaya tiap kendaraan di satu halaman.

Halaman kendaraan menampilkan odometer, biaya bulan ini, dokumen STNK, KIR, dan asuransi dengan penanda jatuh tempo, riwayat servis dan trip, serta grafik km dan biaya enam bulan. Servis berkala diingatkan berdasarkan km atau bulan, mana yang lebih dulu.

• Penanda jatuh tempo
• Riwayat servis & trip
• Grafik km & biaya

04 · Pinjam mobil dari HP

Karyawan mengajukan mobil, aplikasi menunjukkan yang tersedia.

Form empat langkah: tujuan dan keperluan, tanggal dan jam, penumpang, lalu ringkasan. Di langkah jadwal, aplikasi langsung menampilkan berapa kendaraan yang masih tersedia di jam itu. Permintaan diteruskan ke atasan, lalu Admin GA menentukan kendaraan dan driver.

• Empat langkah
• Ketersediaan langsung
• Disetujui atasan

05 · Aplikasi driver

Driver melihat tugas, mencatat trip, dan biaya di jalan.

Driver membuka tugas hari ini, lalu check-out dengan foto odometer, cek kondisi kendaraan, dan lokasi GPS. Selama trip berjalan, driver mencatat BBM, tol, dan parkir dengan foto struk. Saat kembali, check-in dengan odometer akhir dan sistem menghitung jarak serta total biaya.

• Foto odometer
• Biaya dengan struk
• Jarak dihitung otomatis

06 · Tanpa sinyal

Biaya trip tetap tercatat walau sinyal hilang.

Saat tidak ada koneksi, biaya, check-out, dan check-in disimpan di HP dengan penanda jam pada item yang belum terkirim. Begitu sinyal kembali, antrean terkirim otomatis dan server tidak mencatat data yang sama dua kali.

• Antrean di HP
• Terkirim otomatis
• Tidak tercatat ganda

07 · ATK & inventory

Minta ATK dari katalog, stok tercatat sampai ke kartu stok.

Karyawan memilih barang dari katalog yang menampilkan stok. Admin GA menyiapkan barang yang tersedia dan membuat purchase request untuk kekurangan. Setiap barang masuk dan keluar tercatat di kartu stok, dan stock opname dengan selisih harus disetujui sebelum diposting.

• Katalog dengan stok
• Purchase request
• Kartu stok & opname

08 · Stok gudang

Barang di bawah minimum langsung terlihat.

Halaman inventory menampilkan jumlah barang, nilai stok, barang di bawah minimum, dan opname yang sedang berjalan. Daftar permintaan ATK bisa disaring per status dan departemen.

• Stok vs minimum
• Nilai stok
• Filter per departemen

09 · Aset

Setiap aset punya QR, pemegang, dan riwayat.

Aset didaftarkan dengan nomor otomatis dan label QR. Detail aset menampilkan pemegang, lokasi, nilai buku, garansi, dan peminjaman yang terlambat. Aset baru berpindah pemegang setelah penerima menandatangani berita acara, dan karyawan bisa mengembalikan aset dari HP dengan checklist kondisi.

• Label QR
• Nilai buku
• Serah terima bertanda tangan

10 · Penomoran surat

Nomor surat terbit otomatis sesuai format perusahaan.

Format nomor disusun dari kode jenis, departemen, bulan romawi, dan tahun. Karyawan melihat nomor yang akan terbit sebelum meminta, dan nomor yang sudah terbit tidak bisa dipakai ulang. Surat Keputusan menunggu persetujuan dulu. Agenda surat keluar dan masuk bisa dicari dan diekspor.

• Format per jenis
• Pratinjau nomor
• Tanpa nomor ganda

11 · Kontrak vendor

Kontrak, termin, dan batas pemberitahuan tidak terlewat.

Daftar kontrak menampilkan sisa hari sampai berakhir. Detail kontrak berisi nilai, periode, jadwal termin, kewajiban, dokumen dan adendum, dengan peringatan bila batas pemberitahuan ke vendor sudah dekat atau lewat. Pengingat dikirim H-90, H-60, dan H-30.

• Sisa hari kontrak
• Jadwal termin
• Pengingat H-90/60/30

12 · Ruang rapat

Booking ruang dari web atau HP, bentrok terlihat sebelum disimpan.

Papan slot ruang menampilkan rapat hari ini per ruang, termasuk ruang yang sedang diperbaiki. Booking bisa berulang harian atau mingguan dengan pratinjau tanggal yang bentrok. Dari HP, karyawan memilih tanggal, ruang, dan jam yang masih kosong.

• Papan slot ruang
• Booking berulang
• Slot jam di HP

13 · Kiosk ruang

Tablet di depan ruang menampilkan siapa yang memakai.

Layar kiosk tanpa login menampilkan status ruang, rapat yang sedang berjalan dengan sisa waktu, dan jadwal berikutnya. Peserta check-in dengan scan QR. Booking yang tidak check-in dalam 15 menit dilepas otomatis supaya ruang bisa dipakai orang lain.

• Status ruang
• Check-in QR
• Lepas otomatis 15 menit

14 · Persetujuan di HP

Atasan menyetujui dari HP dengan satu geseran.

Kotak persetujuan menampilkan pemohon, jenis permintaan, jadwal, dan berapa lama sudah menunggu. Geser kanan untuk setujui, kiri untuk tolak. Penolakan wajib diberi alasan, dan pemohon tidak bisa menyetujui permintaannya sendiri.

• Geser untuk memutuskan
• Alasan penolakan wajib
• Pemohon tidak bisa menyetujui

15 · Dashboard eksekutif

Biaya GA dibandingkan anggaran, per bulan dan per departemen.

Kepala GA dan direksi melihat biaya bulan ini, persentase anggaran terpakai, permintaan yang lewat SLA, nilai buku aset, tren biaya 12 bulan per kategori, serta utilisasi kendaraan dan ruang. Dashboard bisa diekspor ke PDF, dan pusat laporan menyediakan laporan Excel dan PDF.

• Biaya vs anggaran
• Tren 12 bulan
• Ekspor PDF & Excel

16 · Alur persetujuan

Langkah persetujuan diatur per modul dan nilai.

Super Admin menyusun langkah persetujuan per modul, misalnya atasan langsung lalu Admin GA, dengan langkah tambahan bila nilainya di atas batas tertentu. Setiap langkah punya SLA dan eskalasi. Perubahan data penting tercatat di audit log.

• Langkah per modul
• Batas nilai
• SLA & eskalasi